Såhär arrangerar du en spel- och cosplayfestival
(Och andra nördiga evenemang)
Steg 1: Sätt ramarna
Att sätta tydliga ramar för evenemanget hjälper er att komma igång med arbetet. Planeringen blir konkret istället för abstrakt. Ni får deadlines, begränsningar och krav att förhålla er till. Plötsligt är evenemanget inte så långt borta.
1Hitta ditt "why"
NärCons syfte är att vara en fristad för möten, där alla är välkomna och kan delta. Vad är ert syfte?
Varför arrangerar ni det här evenemanget? Vad skiljer det från andra i samma stad? Vilka är människorna som kommer dit? Vad skiljer dom och evenemanget från alla andra evenemang?
Ett tydligt syfte hjälper er att fatta beslut och leda arbetet. Det ser till att alla som är där vill samma sak och jobbar åt samma håll.2Fixa en lokal och ett datum
Lokalen och datumet sätter ramarna för allting annat som händer på evenemanget. Vilka öppettider som gäller, hur mycket plats ni har för aktiviteter, vilka som kan hjälpa till och så vidare. Utan en lokal och ett datum är det svårt att börja planera någonting annat, och osäkert om evenemanget ens blir av.
Skolor är bra lokaler. Många utrymmen av olika slag, från klassrum till caféterior, som är anpassade för att människor ska vara där under längre tid.3Berätta för världen
Skapa ett Facebook-event och be dina vänner dela det. Skriv en insändare till lokaltidningen. Skriv ut affischer och sätt upp på anslagstavlor. Kontakta staden och be dom lägga till det på sin hemsida. Hur du väljer att annonsera är mindre viktigt, men om någon ska komma på ditt evenemang behöver du berätta för så många som möjligt vad det är, var det är och när det är. Sprid det på alla sätt du kan; du kommer inte lida av för mycket uppmärksammande eller att för många vill komma.
Steg 2: Be om hjälp
Evenemang görs alltid bäst tillsammans och samhället kryllar av människor som har resurserna att göra ditt evenemang bättre, ofta för liten eller ingen motprestation. Här har vi listat några organisationer vi förlitat oss på genom åren, som du kan vända dig till för att få hjälp och stöd.
Förbund
ABF, Studiefrämjandet och Sverok jobbar alla tre med aktiviteter och kultur för ungdomar. Dom kan (och vill) ofta erbjuda hjälp i form av lokaler, kompetens, kontakter och pengar. Vilka finns i din närhet? Du kan så klart kontakta mer än ett förbund. Dom brukar inte vilja jobba ihop men du kan se vilket som erbjuder er mest hjälp.
Kommunen
Hur kommunen är organiserad och funkar ser olika ut från kommun till kommun, men oftast finns det en eller flera personer som jobbar med kultur. Kontakta dom! Bolla idéer, se om dom har några tips på lokaler eller organisationer ni kan kontakta. Dessutom sponsrar många kommuner lokala evenemang på olika sätt.
Föreningar
Över hela Sverige träffas nördar i olika föreningar. Dom har häftiga prylar, taggad personal och vill inget hellre än att ta med och visa upp det på ditt evenemang. Låt dom komma gratis, göra det dom brinner för och träffa potentiella nya medlemmar. Då får du gratis innehåll och utrustning som annars hade kostat skjortan. Win-win.
Besökarna
Uppmuntra besökare att ta med egen utrustning. Du behöver inte Magic-kort för att arrangera en Magic-turnering – det har deltagarna själva. Du kan även be besökarna att låna ut saker till evenemanget, som konsoler och skärmar till ett tv-spelsrum. Erbjud gärna något i utbyte. Det behöver inte vara pengar eller något stort utan funkar bra med en gratis läsk.
Föräldrar
Dom kanske inte vet så mycket om anime eller rollspel, men för det mesta gillar dom att hjälpa till. Ofta har dom körkort, bilar och andra resurser och kompetens som kan vara svåra att få tag på. Kanske kan du skriva ut affischer för evenemanget på en kompis mammas jobb, eller få hjälp att köra tjock-TVs av ett äldre syskon. Fråga runt!
NärCon
Vi har ett stort förråd fullt av roliga och nördiga prylar, och vi lånar gärna ut dom till andra evenemang helt gratis. Vi har andra resurser du kan låna som hemsidor och egna personal- och biljettsystem. Dessutom har vi lång erfarenhet av att arrangera evenemang, och många andra kompetenser, som vi gärna delar med oss av.
Tips från coachen
Våra filosofier för evenemang
Scratch your own itch
Redan innan evenemanget börjar kommer du behöva ta hundratals beslut som formar det. Om du gör ett evenemang som är till för någon annan, och du jobbar efter deras behov, ställs du varje gång inför frågan "är det här rätt beslut?". Men om du gör det för dig själv, för att fylla dina behov, behöver du inga fokusgrupper eller second opinions. Du vet vilket beslut som är rätt, vad som funkar bra, vad som kommer vara roligt och inte. Du behöver bara fråga dig själv "vad hade jag velat som besökare?".
Det finns inget evenemang som är så kul och lätt att göra som ett du själv vill gå på. Det gör det lättare att älska ditt evenemang, att ånga på när du möter motgångar, att förstå hur häftigt och bra det är, och vad som behöver utvecklas och förändras. Det kommer dessutom locka till sig människor med samma intressen och värderingar som du. Bra va?Genius steals
Titta på andra evenemang. NärCon, Dreamhack, Tomorrowland. Vad gör dom som är häftigt och funkar bra? Bespara dig själv att uppfinna hjulet på nytt och ta deras idéer. Du behöver inte begränsa dig till evenemang heller. Titta på scouterna eller på McDonalds. Samhället är fullt av organisationer som lagt mycket tid och pengar på att komma fram till det bästa sättet att göra något. Med andra ord slipper du göra det.
Glöm inte bort att anpassa dom för ditt evenemang. Om Bråvalla släpper in sina 50.000 besökare med tjugosex fållor kanske du inte behöver så många för dina 300 besökare men det kanske är bra att ha en eller två fållor för att kunna sköta insläppet snabbare och mer kontrollerat.Less is more
När du arrangerar ett event med ett tiotal eller hundratal besökare har du en en flexibilitet som större evenemang inte har. Du behöver inte utveckla ett digitalt system som kan hantera 5000 jackor och väskor för garderoben; det räcker med ett anteckningsblock och en penna. Du behöver inte personal som jobbar med säkerhet eller sjukvård; du kan ringa 112 om olyckan skulle vara framme, precis som under resten av året.
Bygg inte ett eget system som är skalbart och komplicerat system för varje liten grej. Det behöver du inte. Förlita dig istället på enkla lösningar och på samhället, så kan du lägga din tid och energi på att få fler aktiviteter och samarbeten eller något annat som gör evenemanget bättre. Oroa dig inte för hur det ska funka när du har 10.000 besökare, eller 100.000; det kan du lösa då.Do It Yourself
Spara pengar och jobb med tipsen nedanför.
Potatistryck
Ska ni trycka personaltröjor, banderoller eller någonting annat med ett eget motiv? Gå inte till ett tryckeri. Köp enfärgade tröjor, till exempel på second hand, och tryck med potatis. Enkelt och billigt med bra resultat.
Konvent.se
En samlingsplats för nördiga evenemang i Sverige. Lägg till ditt evenemang och berätta om det här så att nördar i din stad och i andra städer kan se att det händer.
Betalsystem
Ni behöver ett sätt att ta betalt för inträde, läsk, mat och annat. Vårt tips: skit i kortläsare, kör på kontanter och Swish. Om ni har en förening kan den skaffa Swish enkelt genom att kontakta er bank. Annars funkar det bra att du eller någon annan (som du litar på) tar emot swish-betalningarna. Kolla upp var närmsta bankomat är, och hänvisa dom som inte kan swisha eller har kontanter dit.
Knappar
Behöver ni ett sätt att visa vilka som är personal på evenemanget eller vilka som har betalt inträde? Ni behöver inte tröjor eller band. Använd knappar! Om ni har en knappmaskin är det i princip gratis och knappmaskiner kan du hitta på ungdomsgårdar eller andra ställen med pyssel.
Required reading
Om du ska bara ska läsa en sak i livet, läs dom här två böckerna.
Rework
2010, Jason Fried, David Heinemeier Hansson
En samling kortfattade och kärnfulla regler för framgång. Vissa av deras idéer delar vi, andra inte men varje kapitel är en tankeställare. Läs den, och låt oss veta vad du tyckte!
Säkerhetsguiden
2015, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap
En grundlig och pedagogisk guide för hur du gör ett tryggt och säkert evenemang med schysst stämning. Utgiven av människor som jobbar med att veta vad dom pratar om.
Hör av dig!
Förhoppningsvis har du blivit inspirerad av den här sidan och är taggad på att sätta igång. I så fall, lycka till!
Om du vill bolla idéer eller få tips så hittar du vår kontaktinfo nedanför.
